Privacyverklaring

Algemene Privacyverklaring PKCA

Het Provinciaal Karate Comité Antwerpen , hierna genoemd PKCA, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PKCA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

§ uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

§ verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

§ vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

§ passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

§ geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

§ op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als PKCA-WKF zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Secretariaat PKCA

pkcantwerpen@gmail.com

Waarom verwerken wij persoonsgegevens:

Uw persoonsgegevens worden door PKCA verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

· om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van PKCA;

· het versturen van uitnodigingen voor wedstrijden en activiteiten

· het bekomen van subsidiëring door de overheid

· Op basis van de vrijwillige toestemming van de individuele spotbeoefenaar bv uitslag wedstrijden, examens (dan-graden), …

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslaan, verzamelen en verwerken:

· Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummers, e-mail;

· Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, Rijksregisternummer;

· Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;

· Fysieke gegevens, fysieke beschrijving: zoals gewicht en lengte;

· Lidmaatschap bij aangesloten VKF-club;

· Medisch getuigschrift: zoals een gezondheidsverklaring;

· Opleiding en vorming: VTS opleidingen, opleiding als timekeeper en /of scheidsrechter binnen de karate;

· Financiële gegevens: zoals bankrekeningnummer;

· Beeldopnamen zoals cameraopname, fotografische opname, video-opname, digitale foto’s.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Correctheid van de verwerkte persoonsgegevens:

Door het invullen van uw persoonsgegevens garandeert u dat deze juist en volledig zijn.

De verantwoordelijkheid voor het meedelen van een valse identiteit, onvolledige of onjuiste gegevens, ligt geheel bij diegene die de persoonsgegevens meegedeeld heeft.

Minderjarigen:

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking aan derden:

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan een derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

· de desbetreffende clubsecretaris van dat lid;

· het verzorgen van de internet omgeving: webpagina;

· het verzorgen van sociale media: Facebook pagina;

· het aanmaken en versturen van uitnodigingen;

· het verzorgen van IT-infrastructuur;

· organisatoren van evenementen (wedstrijden, stages, …);

· de verantwoordelijken van ons bestuur: sociale media en PR-verantwoordelijke;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Deze verwerkersovereenkomst houdt in dat de nodige afspraken gemaakt worden om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, bv:

· dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt;

· dokter, Rood Kruis, … : voor het verlenen van medische bijstand;

· etcetera.

In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Voor deelname aan internationale wedstrijden wordt toestemming gevraagd.

Bewaartermijn:

PKCA-WKF bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn versterkt dan wel op grond van de wet is vereist.

Persoonsgegevens van leden worden door ons maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden. Gegevens nodig voor activiteiten en/of wedstrijden worden 1 jaar bijgehouden.

Beveiliging van de gegevens:

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

· Alle personen die namens PKCA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

· We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op als onze systemen.

· Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

· Onze verantwoordelijken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens:

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

U kan de wissing vragen van uw persoonsgegevens.

Indien u toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, hebt u steeds het recht om deze toestemming in te trekken.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten:

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

PKCA kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Akkoord:

De PKCA maakt er u attent op dat indien u niet akkoord gaat met deze privacyverklaring, u het de PKCA onmogelijk maakt om diensten te verlenen t.a.v. uzelf (inschrijving op evenementen zoals wedstrijden, stages, examens, …).